Men, Women and Machines: Time Management and Machine Dictation in the Modern Office

Bryan Dewalt

Abstract


For almost a century, machine dictation was promoted by equipment suppliers and efficiency experts as an element in the systematic reorganization of document production in offices. This reorganization focussed on: establishing a hierarchical (and in practice a gendered) division of labour; measuring and optimizing the time required to perform job tasks; and designing unimpeded, one-way work flows where face-to-face interaction was minimized. Suppliers promoted machine dictation as a means to eliminate shorthand dictation and increase typists' rate of output, therefore reducing clerical labour costs. In addition, managers would spend less time in dictation and would be free to compose documents when they wished. Machines were initially based on the wax cylinder phonograph, but manufacturers after the Second World War introduced a number of technical innovations. Despite these developments, machine dictation proved less popular than promoters had hoped. Demand stagnated due to the difficulty of acquiring the necessary dictation skills, the enduring attraction of handwritten drafts, and the unrecognized benefits of dialogue between dictator and stenographer during the creation and preparation of documents. With the advent of desktop computers, direct keyboard entry by writers eliminated one of the main justifications for machine dictation.

Résumé

Pendant près d'un siècle, les fournisseurs d'équipement de bureau et les experts en productivité ont fait la promotion de la machine à dicter en tant qu'élément d'une réorganisation systématique de la production de documents dans les bureaux. Cette réorganisation favorisait une division hiérarchique (et, en pratique, selon le sexe) du travail, la mesure et l'optimisation du temps requis pour exécuter des tâches et un déroulement du travail unidirectionnel et sans obstacle, à l'interaction en tête-à-tête minimale. Les fournisseurs présentaient la machine à dicter comme un moyen d'éliminer la prise de notes en sténo et d'accroître la cadence des dactylographes, réduisant ainsi les coûts du travail de bureau. Ils avançaient aussi que les gestionnaires allaient passer moins de temps à dicter et seraient libres de rédiger des documents au moment qui leur conviendrait. Initialement, les machines consistaient en un phonographe à cylindre de cire, mais après la Seconde Guerre mondiale, les fabricants ont introduit un certain nombre d'innovations techniques. Malgré ces changements, la machine à dicter a été moins populaire que ses promoteurs ne l'avaient espéré. La demande a stagné en raison de la difficulté d'acquérir les habiletés à dicter, de l'attrait persistant des brouillons à la main et des avantages méconnus du dialogue entre le dicteur et la sténographe lors de l'élaboration et la préparation de documents. Avec l'avènement du micro-ordinateur, la saisie directe parla personne qui rédigeait un texte a fait disparaître l'une des principales raisons d'être de la machine à dicter.

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